1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez RetroGaz Polska Sp. z o.o. (dalej "RetroGaz", "my", "nas", "naszych"). Szanujemy Twoją prywatność i zobowiązujemy się do ochrony Twoich danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Prosimy o uważne zapoznanie się z niniejszą Polityką Prywatności, aby zrozumieć, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy Twoje dane osobowe.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

RetroGaz Polska Sp. z o.o.
ul. Benzyna 123
00-001 Warszawa
NIP: 123-45-67-890
REGON: 123456789

Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych:

E-mail: [email protected]
Tel.: +48 22 333 44 55

3. Inspektor Ochrony Danych

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz korzystaniem z praw, które Ci przysługują. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy pod adresem e-mail: [email protected].

4. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od charakteru Twojej interakcji z RetroGaz, możemy przetwarzać różne kategorie danych osobowych, w tym:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer klienta, numer karty RetroPoints
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
• Dane transakcyjne: historia zakupów, punkty lojalnościowe, używane środki płatności
• Dane techniczne: adres IP, rodzaj przeglądarki, dane o urządzeniu, z którego korzystasz odwiedzając naszą stronę
• Dane komunikacyjne: treść zgłoszeń, reklamacji, korespondencja z nami
• Dane marketingowe: preferencje dotyczące otrzymywania od nas informacji marketingowych

Przetwarzamy również dane niezbędne do realizacji umów zawieranych z naszymi klientami biznesowymi, w tym dane osób kontaktowych i reprezentantów tych podmiotów.

5. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych:

5.1. Realizacja umowy i świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu:

• Realizacji transakcji na naszych stacjach paliw
• Obsługi programu lojalnościowego RetroPoints
• Realizacji zamówień i świadczenia usług serwisowych
• Obsługi kont klientów biznesowych i kart flotowych
• Rejestracji i obsługi konta użytkownika na naszej stronie internetowej

5.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w tym:

• Wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych
• Realizacji obowiązków podatkowych
• Rozpatrywania reklamacji zgodnie z przepisami prawa
• Realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa

5.3. Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak:

• Monitorowanie jakości naszych usług i produktów
• Prowadzenie analiz statystycznych i biznesowych
• Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami
• Zapewnienie bezpieczeństwa na naszych stacjach (monitoring wizyjny)
• Marketing bezpośredni naszych produktów i usług

5.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Na podstawie Twojej dobrowolnej zgody możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu:

• Przesyłania informacji marketingowych, w tym newslettera
• Analizy Twoich preferencji i zachowań w celu personalizacji ofert
• Organizacji konkursów i akcji promocyjnych
• Używania plików cookies innych niż niezbędne do funkcjonowania strony

Masz prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

6. Okres przechowywania danych osobowych

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których dane są przetwarzane, a w szczególności:

• Dane związane z realizacją umowy: przez okres trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez czas niezbędny do rozliczenia, dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do czasu ich przedawnienia
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania
• Dane przetwarzane w związku z obowiązkami prawnymi: przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumenty księgowe przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku)
• Dane z monitoringu wizyjnego: przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, chyba że nagrania stanowią dowód w postępowaniu lub otrzymaliśmy wiarygodną wiadomość, że mogą stanowić dowód w postępowaniu
• Dane przetwarzane w celach marketingowych: do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania

7. Odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Podmiotom przetwarzającym dane osobowe na nasze zlecenie, w tym dostawcom usług IT, agencjom marketingowym, firmom księgowym, dostawcom usług płatniczych
• Podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa, w tym sądom, organom ścigania, organom podatkowym
• Partnerom biznesowym, z którymi współpracujemy w ramach programu lojalnościowego lub innych wspólnych działań
• Naszym spółkom powiązanym w ramach grupy kapitałowej RetroGaz

Zapewniamy, że wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku, gdy takie przekazanie będzie konieczne, zapewnimy odpowiednie zabezpieczenia i środki ochrony danych osobowych, zgodnie z wymogami RODO.

Możemy korzystać z usług dostawców, którzy przetwarzają dane poza EOG (np. dostawcy narzędzi do analizy ruchu na stronie internetowej). W takim przypadku przekazanie danych następuje na podstawie:

• Decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w kraju trzecim
• Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską
• Wiążących reguł korporacyjnych
• Innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych: masz prawo uzyskać informacje o tym, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak, to jakie dane przetwarzamy oraz w jakim celu
• Prawo do sprostowania: masz prawo żądać sprostowania Twoich danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"): masz prawo żądać usunięcia Twoich danych osobowych w określonych przypadkach, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych w określonych przypadkach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych
• Prawo do przenoszenia danych: masz prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz masz prawo przesłać te dane innemu administratorowi
• Prawo do sprzeciwu: masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym profilowania, oraz gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na potrzeby marketingu bezpośredniego
• Prawo do wycofania zgody: masz prawo wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody
• Prawo do wniesienia skargi: masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W niektórych przypadkach możemy stosować zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, w celu przygotowania dla Ciebie spersonalizowanych ofert i promocji. Profilowanie polega na wykorzystaniu Twoich danych osobowych do analizy lub prognozy Twoich preferencji, zainteresowań i zachowań.

W przypadku, gdy decyzja podejmowana w sposób zautomatyzowany wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa, masz prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony administratora, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania tej decyzji.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) oraz podobne technologie, które zbierają niektóre informacje o Tobie. Szczegółowe informacje na temat plików cookies, w tym sposób zarządzania zgodą na ich wykorzystanie, znajdziesz w naszej Polityce Cookie.

12. Bezpieczeństwo danych osobowych

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Regularnie testujemy, sprawdzamy i oceniamy skuteczność tych środków.

Dostęp do Twoich danych osobowych jest ograniczony tylko do tych pracowników i współpracowników, którzy potrzebują tych danych w celu świadczenia usług na Twoją rzecz lub wykonywania swoich obowiązków służbowych.

13. Linki do innych stron internetowych

Nasza strona internetowa może zawierać linki do innych stron internetowych, które działają niezależnie od nas i nie są objęte niniejszą Polityką Prywatności. Jeśli korzystasz z takich linków, zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności tych stron, ponieważ mogą one stosować inne zasady przetwarzania danych osobowych.

14. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Zmiany mogą być konieczne z powodu zmian w przepisach prawa, zmian w naszej ofercie lub sposobie funkcjonowania strony internetowej. O wszelkich zmianach będziemy informować poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji Polityki Prywatności na naszej stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji Polityki Prywatności jest zawsze wskazana na początku dokumentu. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z zasadami przetwarzania danych osobowych przez RetroGaz.

15. Kontakt

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, uwagi lub wnioski dotyczące niniejszej Polityki Prywatności lub sposobu, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe, prosimy o kontakt:

RetroGaz Polska Sp. z o.o.
ul. Benzyna 123
00-001 Warszawa

E-mail: [email protected]
Tel.: +48 22 333 44 55